Jak organizować eventy neutralne węglowo?
Organizacja wydarzeń wymaga ogromnej ilości zasobów: czasu, logistyki, finansów, emocji oraz – o czym łatwo zapomnieć – środowiska. Zmniejszenie śladu węglowego eventów i osiągnięcie neutralności węglowej to nie tylko gorący trend, który warto bacznie obserwować, ale przyszłość całej branży. W tym artykule dowiesz się, jak organizować wydarzenia bez szkody dla planety.
Dlaczego organizatorzy powinni dbać o ślad węglowy wydarzeń?
Spis treści
- Możliwość zdobycia większej ilości sponsorów – wiodące światowe marki już włączyły zrównoważony rozwój do swojej kultury. Działy marketingu i PR szukają działań promocyjnych, które nie zwiększą śladu węglowego ich organizacji.
- Sposób na przyciągnięcie uczestników – usługi, które są neutralne klimatycznie wpływają na poprawę samopoczucia. Coraz większa liczba uczestników oczekuje, że ich udział w wydarzeniu nie przyniesie dodatkowych szkód dla planety.
- Wzmocnienie działań marketingowych – wiadomość o wydarzeniu „net zero” będzie bardziej atrakcyjna dla odbiorców ze względu na implikowaną przejrzystość związaną z raportowaniem śladu węglowego i próbami jego redukcji.
- Oszczędność czasu i pieniędzy – mając na uwadze neutralność węglową, organizatorzy poświęcają mniej czasu na zbędne działania i zmniejszają liczbę kupowanych towarów.
- Promocja kultury net zero – komunikując swoje próby redukcji śladu węglowego i dążenie do organizacji eventów net zero, podnosisz świadomość klimatyczną wśród społeczności zaangażowanych w Twój projekt.
Czym są wydarzenia net zero / neutralne węglowo?
Wydarzenia net zero to takie, których emisja gazów cieplarnianych powstająca przy wszystkich aspektach organizacji została zredukowana i zrekompensowana planecie, zupełnie tak, jakby te wydarzenia nie miały miejsca.
Według obliczeń dr Jäckle z Uniwersytetu we Freiburgu, średni bilans CO2 gościa konferencji wynosi od 0,5 do 1,5 tony ekwiwalentu CO2 na trzydniowe wydarzenie.
Warto więc neutralizować te emisje gazów cieplarnianych, bo jak widać, każdy uczestnik wpływa na środowisko.
Jakie są korzyści z organizacji wydarzenia neutralnego klimatycznie?
Korzyści płynące z organizacji wydarzenia neutralnego klimatycznie lub eco eventu dają możliwość pokazania społeczeństwu swojej świadomości na temat zmian klimatycznych i zrównoważonego rozwoju. Coraz więcej firm, a także uczestników konferencji i targów, skupia się na zrównoważonym rozwoju. Wyjście z propozycją zorganizowania wydarzenia net zero przyciągnie interesujących uczestników, w tym inwestorów, da przewagę nad konkurencją, podniesie reputację wydarzenia w branży i, kto wie, może zainspiruje uczestników do podjęcia ekologicznych działań w życiu codziennym.
Jak policzyć ślad węglowy mojego wydarzenia?
Pierwszym krokiem do osiągnięcia neutralności węglowej eventów jest obliczenie śladu węglowego zgodnie ze standardami. Kalkulatory śladu węglowego powszechnie dostępne w Internecie podają przybliżone, szacunkowe wartości i najczęściej nie uwzględniają wszystkich emisji gazów cieplarnianych. Dokładne policzenie emisji dla całego wydarzenia daje jednak pogląd na to, jaka może być skala potrzeb w zakresie redukcji śladu węglowego.
Jak sprawić, by wydarzenie było neutralne klimatycznie?
Najlepiej zacząć już na etapie planowania – bo wtedy można uniknąć największej liczby problemów. Najpierw należy ustalić, jaki ma być to rodzaj eventu. Wydarzenie stacjonarne będzie miało większy ślad węglowy (aż 4,7t CO2eq przy 200 uczestnikach klasycznej jednodniowej konferencji) niż analogiczne, tylko online. Wszystko zależy od potrzeb i celu danego wydarzenia.
Impreza nie odbyłaby się, gdyby nie wiele prac przygotowawczych tuż przed nią. Wszystkie czynności związane z planowaniem logistyki są również częścią śladu węglowego Twojego eventu. Wymiana maili, marketing, podróże na spotkania biznesowe, drukowanie plakatów – wszystko to, choć dzieje się wcześniej, również wchodzi w skład emisji dwutlenku węgla generowanej przez wydarzenie. Rzetelny raport uwzględni te działania i przedstawi ślad węglowy (w tym cyfrowy) przygotowań na podstawie danych dostarczonych przez organizatora.
Jak zorganizować event neutralny klimatycznie - protipy dla organizatorów
- Dowiedz się, jakie źródła energii (odnawialne czy kopalne) zasilają obiekt, w którym ma się odbyć wydarzenie i jeśli to możliwe, wybierz te miejsca, które wykorzystują zieloną energię.
- Organizuj lokalnie, jeśli to możliwe – zaproś lokalnych gości, panelistów lub wykonawców.
- Wynajmij wyposażenie sali – stoiska, meble – lub kup je z drugiej ręki.
- Zbierz od uczestników (gości, wystawców) informacje o sposobie dotarcia na wydarzenie – najlepiej podczas rejestracji, czy zakupu biletu. Zachęcaj do korzystania z komunikacji miejskiej i unikaj lotów samolotem, zwłaszcza wtedy, gdy jeśli możesz dojechać pociągiem.
- Gadżety to kolejne źródło śladu węglowego wydarzenia. Może warto z nich zrezygnować? Jeżeli jednak są niezbędne, zwróć uwagę, aby były wykonane z materiałów przyjaznych środowisku.
- Zapewnij wegański catering z lokalnego źródła żywności, zastawę stołową wielokrotnego użytku zamiast plastikowej (a jeśli z pewnych względów muszą być jednorazowe – wybierz naczynia biodegradowalne).
- Zapewnij dostęp do automatów do recyklingu butelek i puszek – zmniejszaj w ten sposób ilość generowanych odpadów. Zachęcaj do segregowania śmieci poprzez dostępność kontenerów dla każdej frakcji.
- Edukacja wystawców na temat tego, jak stworzyć jak najmniej emisyjne stoisko, to również realny czynnik obniżenia śladu węglowego.
Czym jest offsetting?
Niektórych emisji nie da się od razu zredukować lub wyeliminować. Oprócz planu redukcji, dobrze jest przygotować plan offsetowy. Offset to sposób na zrekompensowanie planecie emisji dwutlenku węgla, które wytwarzamy organizując wydarzenie. Ważne! Muszą to być jednostki zweryfikowane. Offset węglowy nie musi być lokalny, ale powinien wystąpić w wartości identycznej (lub wyższej) niż emitowana.
Uwaga!!! Offsety są ostatnim sposobem na osiągnięcie neutralności węglowej imprezy – powinny być kupowane tylko dla tych emisji dwutlenku węgla, których nie dało się zredukowane w żaden inny sposób. Kupowanie offsetu bez wdrożenia planów redukcyjnych to nic innego jak greenwashing.
Czy wydarzenia online są bardziej zrównoważone?
Kiedy podczas pandemii COVID-19 duże konferencje zostały zastąpione wirtualnymi, nie sposób było nie zauważyć drastycznego zmniejszenia emisji dwutlenku węgla. Naukowcy z University of Michigan przeprowadzili badania, z których wynika, że konferencje online emitują 66 razy mniej zanieczyszczeń niż ich stacjonarne odpowiedniki (na podstawie case study: wydarzenie AirMiners 2020), ale należy pamiętać, że nadal mają one swoje koszty środowiskowe.
Wydarzenia online nie wymagają od organizatora wynajęcia przestrzeni, a od uczestników dojazdu (lub lotu) do miejsca konferencji. Ograniczamy tak ogromną ilość emisji gazów cieplarnianych, ale to nie znaczy, że ich nie generujemy. Za ślad węglowy wirtualnego wydarzenia odpowiada zużycie energii do zasilania sprzętu, transfer danych, zapytania do silnika, wizyty na stronie internetowej, oświetlenie, emisja w cyklu życia sprzętu czy chłodzenie serwerowni. Do tego dochodzą cyfrowe ślady węglowe – e-maile, kampanie marketingowe, czat z komunikatorami. Jak widać, organizacja wydarzenia online pozwoli uniknąć wielu emisji GHG, ale nie wyeliminuje ich do zera.
Jak organizator wydarzenia online może zmniejszyć emisje CO2?
- wybierać urządzenia mobilne zamiast komputerów PC
- ograniczyć transfer wideo (może to zmniejszyć cyfrowy ślad węglowy nawet o 96%)
- zminimalizować liczbę maili, czatów, reklam
- może wybierać platformy działające na ekologicznych serwerach zasilanych energią elektryczną z odnawialnych źródeł.
Jakie działania podczas eventu generują największy ślad węglowy?
Z doświadczenia naszych ekspertów wynika, że największy ślad węglowy generuje transport uczestników do miejsca wydarzenia. Według raportów, podróże odpowiadają za 70%-90% całkowitej emisji dwutlenku węgla podczas wydarzenia. Inne czynniki o wysokiej emisji to: catering – jeśli zawiera dania mięsne i wymaga transportu na duże odległości, zużycie energii elektrycznej, a w przypadku wydarzeń online lub hybrydowych – transfer danych.
Nie tylko neutralne, ale i... pozytywne klimatycznie!
Perspektywy Women in Tech Summit to jedno z największych wydarzeń dla kobiet z branży Tech i IT. W poprzedniej stacjonarnej edycji (2019) wzięło udział 10 432 uczestników z 84 krajów. Organizatorzy postanowili we współpracy z Plan Be Eco zastosować 3 kroki, aby osiągnąć coś więcej niż neutralność klimatyczną – dzięki czemu ostatnia edycja PWIT Summit 2022 był wydarzeniem klimatycznie pozytywnym.
Jak to zrobili?
- Ślad węglowy wydarzenia został obliczony zgodnie z GHG Protocol – zarówno dla samego wydarzenia, jak i dla prac przygotowawczych (w tym cyfrowego śladu węglowego). Dla tej edycji wyniósł on 480t CO2e.
- Zredukowano ślad węglowy o 59t CO2e w stosunku do poprzedniej edycji 2019, zmniejszając emisję z wydarzenia o 11%. Aby to osiągnąć zastosowano kilka zmian organizacyjnych, które wpłynęły na liczbę emisji:
- zastąpienie wody butelkowanej beczkami z wodą z kranu – pozwoliło to uniknąć 1 068t CO2e
- rezygnacja z pakietów powitalnych na rzecz identyfikatorów pozwoliła zaoszczędzić 30 143t CO2e
- wegański catering zamiast mięsnego zaoszczędził 22,5 t CO2e
- zastosowanie ekranów i oświetlenia ledowego – dzięki temu zaoszczędzono 3,5 tony CO2
- zachęcanie partnerów do przynoszenia stojaków wielokrotnego użytku, zamiast produkowania nowych – uniknięto 1 157t CO2e
- Zakupiono zweryfikowane jednostki offsetowe, co pozwoliło na offset 800t CO2e – było to o 320t więcej, niż zostało wyemitowane.
Przygotowując się do wydarzenia, organizatorzy dołożyli starań, aby wybrać i promować te opcje, które są najmniej szkodliwe dla klimatu. Kolejne edycje będą planowane w równie zrównoważony sposób.
Źródło: Perspektywy Women in tech – kliknij na zdjęcie i przeczytaj pełną relację.
Dlaczego sponsorzy uwielbiają zeroemisyjne eventy?
Sponsorowanie imprez daje możliwość dotarcia do dużej liczby klientów i wywarcia na nich wpływu, nie inaczej jest w przypadku imprez net zero. Wydarzenie sportowe, koncert czy summit generuje duży ślad węglowy, ale równie duża jest siła oddziaływania na uczestników.
Firmy, organizując wydarzenie neutralne klimatycznie, mają możliwość promowania zrównoważonego rozwoju i swoich działań proklimatycznych. Dzięki temu zyskują nowych inwestorów, którzy już wiedzą, że opłaca się wspierać takie inicjatywy, nie tylko wizerunkowo, ale i finansowo – redukując emisję, zmniejszamy również wydatki.
Duże spółki już teraz muszą przedstawiać scenariusze dekarbonizacji firmy, a ich strategie ESG są poddawane due diligence. To samo zaczyna się dziać w branży eventowej – inwestorzy są bardziej przychylni organizatorom, gdy ich wysiłki na rzecz neutralności klimatycznej są poparte realnymi działaniami, a nie greenwashingiem.
Od 2024 roku rozpocznie się obowiązkowe raportowanie śladu węglowego w ramach CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive). Aż 50 000 firm w całej strategii klimatycznej Unii Europejskiej będzie musiało w ciągu kolejnych dwóch lat złożyć raport zgodny z protokołem GHG.
Działania te mają przybliżyć nas do neutralności węglowej. Warto mieć świadomość, że wszystkie eventy – targi, konferencje, szkolenia, generują emisję gazów cieplarnianych – nie tylko wtedy, gdy firma je organizuje, ale także gdy w nich uczestniczy. Wydarzenia Net Zero będą więc dotyczyć wielu sektorów biznesowych.
